به اطلاع اعضای محترم هیئت علمی، کارکنان و کاربران سامانه اتوماسیون اداری دانشگاه می‌رساند، در راستای ارتقای امنیت اطلاعات، حفاظت مؤثرتر از مکاتبات و اسناد اداری و سامان‌دهی دسترسی‌های کاربران، فرایند بازبینی و اصلاح سطوح دسترسی در سامانه اتوماسیون اداری چارگون انجام شده است.

با توجه به اهمیت حفظ محرمانگی مکاتبات سازمانی و ضرورت کنترل دسترسی به اطلاعات بر اساس وظایف و جایگاه‌های سازمانی، سطح دسترسی کاربران با در نظر گرفتن واحد محل خدمت، سمت سازمانی و نیازهای کاری مورد بازنگری قرار گرفته است. این اقدام به‌منظور پیشگیری از دسترسی‌های غیرضروری، کاهش مخاطرات امنیتی و افزایش دقت در گردش مکاتبات اداری انجام شده است.

اصلاحات اعمال‌شده می‌تواند بخش‌هایی از سامانه از جمله موارد زیر را تحت تأثیر قرار دهد:

• دسترسی به کارتابل‌های شخصی، واحدی و سازمانی؛
• مشاهده، ارجاع و پیگیری مکاتبات؛
• دسترسی به نامه‌ها و اسناد دارای سطح محرمانگی؛
• امکان ثبت، ارسال و دریافت مکاتبات در واحدهای مرتبط؛
• دسترسی‌های نمایندگی، جانشینی و مسئول دفتر؛
• دسترسی به گزارش‌ها، بایگانی و سوابق مکاتبات.

اجرای این بازبینی، گامی در جهت تقویت حفاظت از داده‌ها و اطلاعات سازمانی، شفاف‌تر شدن مسئولیت‌ها در گردش مکاتبات و استفاده ایمن‌تر از ظرفیت‌های سامانه اتوماسیون اداری چارگون است. همچنین، این فرایند به جلوگیری از مشاهده یا دسترسی ناخواسته به اطلاعات اداری و حفظ حقوق کاربران و واحدهای دانشگاهی کمک می‌کند.

مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه ضمن قدردانی از همکاری کاربران محترم، بر ضرورت رعایت اصول امنیتی در استفاده از سامانه تأکید می‌کند. کاربران گرامی لازم است از در اختیار قراردادن نام کاربری، رمز عبور یا دسترسی کارتابل خود به دیگران خودداری کنند و مسئولیت اقدامات انجام‌شده از طریق حساب کاربری خود را بر عهده داشته باشند.