تحول دیجیتال و هوشمندسازی فرایندهای اداری در دانشگاه
سیستمهای فرآیندساز (BPMS)؛ گامی مؤثر در تسهیل، شفافسازی و هوشمندسازی خدمات دانشگاهی
سیستمهای مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) با مکانیزهکردن و مدیریت گردشکارهای اداری، امکان ثبت، پیگیری، ارجاع و نظارت بر درخواستها را بهصورت الکترونیکی فراهم میکنند. بهکارگیری این سامانهها در دانشگاه، ضمن کاهش مکاتبات کاغذی و زمان انجام امور، به افزایش شفافیت، پاسخگویی و بهرهوری خدمات منجر میشود.
در راستای توسعه خدمات الکترونیک، ارتقای بهرهوری سازمانی و حرکت بهسوی دانشگاه هوشمند، استفاده از سیستمهای مدیریت فرایندهای کسبوکار یا BPMS بهعنوان یکی از ابزارهای کلیدی مدیریت و بهبود فرایندهای اداری و خدماتی مورد توجه قرار گرفته است.
BPMS که مخفف Business Process Management System است، سامانهای برای طراحی، اجرا، مدیریت، پایش و بهبود فرایندهای سازمانی به شمار میرود. این سامانه امکان میدهد فعالیتهایی که پیش از این از طریق فرمهای کاغذی، مکاتبات اداری، تماس تلفنی، پیامرسانها یا نامهنگاریهای متعدد انجام میشدند، در قالب یک مسیر الکترونیکی مشخص، استاندارد و قابل پیگیری اجرا شوند.
در یک سامانه فرآیندساز، هر درخواست از زمان ثبت تا اعلام نتیجه، دارای مسیر مشخصی است. درخواستکننده میتواند اطلاعات و مستندات مورد نیاز را از طریق فرم الکترونیکی ثبت کند و سامانه، براساس قوانین و مراحل تعریفشده، آن را به کارتابل فرد یا واحد مسئول ارجاع میدهد. در هر مرحله، وضعیت درخواست، مسئول رسیدگی، زمان انجام و سوابق اقدامات ثبت میشود؛ بنابراین امکان پیگیری دقیق و شفاف فرایند برای درخواستکنندگان و مدیران فراهم خواهد بود.
برای مثال، فرایندهایی مانند درخواست خرید کالا و تجهیزات، درخواست تعمیرات، درخواست پشتیبانی فناوری اطلاعات، مرخصی و مأموریت کارکنان، تأیید اضافهکار، درخواست دسترسی به سامانهها، رسیدگی به شکایات و پیشنهادها، مکاتبات بین واحدی، امور مربوط به نیروی انسانی و فرایندهای پژوهشی میتوانند در بستر BPMS طراحی و اجرا شوند.
استفاده از این سامانهها مزایای متعددی برای دانشگاه به همراه دارد که از جمله آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- کاهش وابستگی به فرمها و مکاتبات کاغذی؛
- کاهش مراجعه حضوری و پیگیریهای تلفنی؛
- تسریع در انجام امور و کاهش زمان پاسخگویی؛
- مشخصشدن مسئول هر مرحله از فرایند؛
- امکان مشاهده لحظهای وضعیت درخواستها؛
- ثبت و نگهداری سوابق کامل اقدامات و تصمیمها؛
- ارسال اعلان و یادآوری برای جلوگیری از تأخیر در رسیدگی؛
- امکان تعریف سطوح تأیید و قوانین مختلف برای هر فرایند؛
- تهیه گزارشهای مدیریتی از حجم درخواستها، زمان انجام امور و گلوگاههای احتمالی؛
- افزایش شفافیت، پاسخگویی و رضایتمندی کاربران.
یکی از قابلیتهای مهم BPMS، امکان تحلیل عملکرد فرایندهاست. مدیران میتوانند با بررسی گزارشهای سامانه، مراحل زمانبر، درخواستهای معوق، حجم کار واحدها و نقاطی را که باعث تأخیر در ارائه خدمات میشوند شناسایی کنند. این اطلاعات، زمینه لازم را برای اصلاح و سادهسازی فرایندها و در نتیجه بهبود مستمر کیفیت خدمات فراهم میکند.
لازم به ذکر است که پیادهسازی موفق سامانههای فرآیندساز تنها به نصب یا راهاندازی نرمافزار محدود نمیشود. پیش از الکترونیکیسازی، لازم است فرایندهای موجود بهدقت بررسی، مراحل غیرضروری حذف، مسئولیتها شفاف و زمانبندی انجام امور مشخص شود. سپس فرایند بهینهشده در سامانه طراحی و اجرا خواهد شد.
بهکارگیری BPMS در دانشگاه میتواند با ایجاد ارتباطی منسجم میان واحدهای مختلف، ارائه خدمات را تسهیل کرده و امکان مدیریت دقیقتر فرایندهای سازمانی را فراهم آورد. این رویکرد، گامی مهم در مسیر توسعه دولت الکترونیک، کاهش بروکراسی اداری و ارتقای کیفیت خدمات به کارکنان، اعضای هیئت علمی، دانشجویان و سایر ذینفعان دانشگاه محسوب میشود.
