در راستای توسعه خدمات الکترونیکی، بهبود تجربه کاربران و ارتقای کیفیت فرایندهای مرتبط با زیرساخت‌های دیجیتال دانشگاه، مدیریت فناوری اطلاعات اقدام به تهیه و تدوین دستورالعمل‌های اجرایی برای سامانه‌های مختلف نموده است.

با گسترش روزافزون سامانه‌های مورد استفاده در حوزه‌های آموزشی، پژوهشی، اداری و درمانی، وجود مستندات روشن و یکپارچه برای نحوه مدیریت و اجرای امور، ضرورتی اساسی به شمار می‌رود. دستورالعمل‌های تدوین‌شده با در نظر گرفتن نیازهای دقیق کاربران، کارشناسان و مدیران، مسیر انجام فرایندها را به‌صورت شفاف و استاندارد مشخص می‌کنند.

این مستندات به‌عنوان نقشه راه سامانه‌ها، شامل شرح مراحل اجرایی، تعیین مسئولیت‌ها، ضوابط دسترسی کاربران، شیوه مدیریت اطلاعات و فرآیندهای گزارش‌گیری خواهد بود. در این راستا، تمرکز ویژه‌ای بر روی زیرساخت‌های زیر صورت گرفته است:

• مدیریت اکانت‌ها: تدوین دستورالعمل‌های دقیق برای فرآیند ایجاد، تغییر و مدیریت حساب‌های کاربری (Account) جهت تضمین امنیت و دسترسی صحیح کاربران.
• مدیریت سرویس‌های میل‌سرور: استقرار راهکارهای استاندارد برای مدیریت ایمیل‌های دانشگاهی، از جمله نحوه ایجاد اکانت‌های جدید، بازیابی پسورد و سیاست‌های استفاده از سرویس میل‌سرور.
• مدیریت حساب‌های کاربری و سرویس‌های پست الکترونیک: به‌منظور تضمین امنیت و دسترسی‌های صحیح، دستورالعمل‌های مدیریت هویت دیجیتال و ایجاد اکانت‌ها به‌روزرسانی شده است. همچنین در راستای تسهیل دسترسی به سرویس پست الکترونیک دانشگاه (چاپار)، «دستورالعمل تنظیمات میل‌سرور بر روی گوشی‌های تلفن همراه» تهیه و ابلاغ شده است تا تمامی کاربران بتوانند با رعایت نکات امنیتی، به سهولت از این امکانات بهره‌مند شوند.
• راه‌اندازی تیکتینگ برای سامانه‌های آذرخش: در جهت تسهیل و تسریع فرآیند بازیابی رمز عبور حساب‌های کاربری در سامانه‌های آذرخش (شامل پورتال رفاهی، آموزش ضمن خدمت، دریافت فیش حقوقی و ارزیابی عملکرد)، سیستم تیکتینگ اختصاصی راه‌اندازی شده است و تمامی اعضای محترم هیئت علمی و کارکنان جهت ثبت و پیگیری مشکلات خود، از طریق سامانه تیکتینگ دانشگاه به نشانی https://ticket.iums.ac.ir/plugins/servlet/desk/portal/130 اقدام می‌نمایند. 
• استانداردسازی درگاه‌های پرداخت الکترونیک: با هدف ساماندهی به درگاه‌های پرداخت در زیرسایت‌های دانشگاه، «دستورالعمل ایجاد درگاه پرداخت الکترونیک» تدوین شده است و تمامی واحدهای ذی‌ربط، درخواست‌های خود را صرفاً بر اساس مفاد این دستورالعمل و با رعایت الزامات مندرج در آن ثبت می‌کندد. اجرای این رویه، ضمن تسریع در فرایند راه‌اندازی درگاه‌ها، از بروز نواقص احتمالی و ناهماهنگی در فرایندهای مالی جلوگیری خواهد کرد. 

هدف از این اقدام، تبدیل شدن به یک مرجع واحد برای پاسخگویی به سوالات فنی، کاهش خطاهای انسانی، تسریع در پاسخ‌گویی به درخواست‌ها و افزایش شفافیت در مسئولیت‌ها است. همچنین، این دستورالعمل‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که با تغییر نیازهای سازمانی و توسعه قابلیت‌های سامانه‌ها، به‌صورت دوره‌ای بازنگری و به‌روزرسانی شوند.

مدیریت فناوری اطلاعات دانشگاه با اجرای این برنامه و ارائه این نقشه راه، گامی مؤثر در جهت انسجام‌بخشی به فرایندهای الکترونیکی و ارائه خدمات پایدارتر و باکیفیت‌تر به اعضای هیئت علمی، کارکنان، دانشجویان و تمامی کاربران سامانه‌های دانشگاه برمی‌دارد.

برای این مهم، تاکنون دستورالعمل‌های مربوط به سئوی سایت، سطوح دسترسی در اتوماسیون اداری چارگون و ... تدوین گردیده است و به‌زودی در اختیار راهبران و مدیران محترم IT در دانشگاه قرار خواهد گرفت تا با کمک این دستورالعمل‌ها، فرایندهای موجود تماما قانون‌مند شده و همه فرایندها طی پروتکل‌های استاندارد صورت پذیرد.