برای مدیریت بهینه فعالیت‌های همکاران در مدیریت آمار و فناوری اطلاعات، فرم گزارش روزانه گروهی تهیه شد و به صورت روزانه فعالیت‌های گروه در فرمت مربوطه درج و فعالیت‌های کلیدی روز بعد نیز درج می‌شود. همچنین بصورت ماهیانه هریک از همکاران فعالیت‌های خود را که منتج به خروجی می‌باشد را درج و گزارش می‌دهند.

جلسات مستمر هفتگی هر گروه با حضور تمامی اعضای آن و سرکار خانم دکتر مهرشاد مدیر آمار فناوری اطلاعات دانشگاه علوم پزشکی ایران برگزار می‌شود و اقدامات مرتبط تشریح و هماهنگی‌های لازم صورت می‌گیرد. اقدامات هر گروه دسته‌بندی و فرایندها احصا شده است.

محورهای کلیدی اقدامات شناسایی شده و زمان و تواتر برای انجام آن تعیین شده است. همچنین تقویم کاری مبتنی بر محورهای کلیدی تهیه شده است و توسط تمامی گروه‌ها بر اساس تقویم هفتگی جلسات مرتبط با ذینفعان با رویکرد حل مساله برگزار می‌شود.

مصوبات جلسات و اقدامات ارجاعی در سامانه تیکت درج و داشبورد مربوطه رصد می‌شود. بدیت ترتیب بمنظور دسترسی سریع و پیگیری سریعتر مصوبات جلسات، تمامی اطلاعات مربوط به جلسات و مصوبات در سامانه ثبت، حفظ و نگهداری شده و شیوه اقدامات رصد می‌شود.